No prohíbe: sustituye
Tus equipos usan IA por su cuenta porque necesitan aplicaciones y respuestas que no llegan. Citizen se las da dentro de Teams, así que dejan de buscarlas fuera.
Definición
Del Shadow IT a la Shadow AI
Durante años, las empresas han convivido con el Shadow IT: aplicaciones, servicios en la nube o dispositivos que los equipos usan por su cuenta, sin pasar por IT. La Shadow AI es el mismo fenómeno con la inteligencia artificial, y con una diferencia importante: para que la IA ayude, el empleado le entrega información de la empresa.
Shadow IT
Tecnología que se usa en la empresa sin el control de IT: apps, servicios en la nube, dispositivos.
Shadow AI
Herramientas de IA en las que los empleados introducen contratos, nóminas, facturas, código o informes, sin que nadie lo gestione.
Ejemplo práctico
Una empresa de 100 empleados, un martes cualquiera.
Cada departamento ha encontrado una IA que le ahorra horas. Ninguno ha preguntado a IT. Todo esto puede mejorar muchísimo la productividad, pero hecho sin controles puede provocar problemas de seguridad, privacidad y cumplimiento normativo.
ComercialUsa ChatGPT para analizar propuestas y contratos de clientes.
Sin controlRecursos HumanosIntroduce nóminas o información de empleados en una IA externa.
Sin controlAdministraciónSube facturas a una herramienta de IA para extraer datos.
Sin controlDesarrolloUsa asistentes de programación con acceso al código fuente.
Sin controlDirecciónCarga informes financieros en una IA para obtener previsiones.
Sin controlRiesgos
¿Cuáles son los principales riesgos de la Shadow AI?
Y, en la última columna, cómo cierra cada uno Citizen.
| Riesgo | Ejemplo | Con Citizen |
|---|---|---|
| Fuga de información | Un empleado introduce datos confidenciales de clientes en una IA pública. | Las apps y sus datos viven en SQL Server, en tu propio Azure. Las credenciales van a un vault por proyecto, nunca al chat. |
| RGPD | Se procesan datos personales sin las garantías contractuales y legales necesarias. | Sabes qué datos usa cada app, dónde están y quién accede: tu suscripción, tu base de datos y roles por app. |
| Seguridad | Una herramienta de IA obtiene acceso a sistemas internos sin autorización. | Los bots trabajan con permisos limitados y el SQL destructivo está bloqueado. Pasar a PROD o borrar recursos lo decide una persona. |
| Información incorrecta | La IA genera resultados erróneos que se utilizan para tomar decisiones. | Nada se ejecuta sin OK PLAN: Citizen pregunta, propone un plan verificado, una persona lo aprueba y todo se prueba en Test antes de PROD. |
| Pérdida de control | La empresa desconoce qué herramientas de IA utilizan sus empleados. | Un único agente en el Teams corporativo. Tú decides quién usa Citizen y cada proyecto tiene dossier, responsables y repositorio. |
| Costes ocultos | Diferentes departamentos contratan herramientas de IA sin coordinación. | Consumo medido por tokens y coste trazable por app en tu Azure, en lugar de suscripciones sueltas por departamento. |
Cómo se soluciona
No hace falta prohibir la IA. Hace falta gobernarla.
La solución no consiste necesariamente en prohibir ChatGPT, Claude, Gemini o Copilot: prohibir suele llevar el uso todavía más a la sombra. Lo adecuado es establecer un modelo de AI Governance (gobierno de la inteligencia artificial) en cuatro pasos, y dar a los equipos una IA aprobada. Así los cubre Citizen.
Descubrimiento
Saber qué IA se usa y con qué información.
Con Citizen: la IA que crea apps sale de la sombra: cada proyecto queda registrado con su dossier, sus responsables y su repositorio.Control y seguridad
Herramientas autorizadas, permisos, políticas de datos y registro de uso.
Con Citizen: roles por app, OK PLAN, reglas y Soul de marca bloqueados, vault por proyecto y SQL destructivo bloqueado.IA corporativa
Dar a los empleados una IA aprobada que les dé lo que buscaban fuera.
Con Citizen: Citizen en Microsoft Teams: cualquier app, con SQL Server en tu Azure y el proveedor de modelo que elige la empresa.Monitorización
Medir el uso, los riesgos, el consumo y los costes.
Con Citizen: progreso en vivo en Teams, consumo medido por tokens y coste trazable en tu Azure.
Shadow AI, RGPD y AI Act
Cuando se introducen datos personales en herramientas de IA sin control, la empresa puede estar tratándolos sin las garantías contractuales y legales que exige el RGPD. Además, según el uso concreto, el Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial (AI Act) puede imponer obligaciones a la empresa. Gobernar la IA es saber qué se usa y con qué datos, el primer paso para poder cumplirlas.
La solución
Citizen: la mejor respuesta a la Shadow AI.
Citizen es la IA corporativa de Q2BSTUDIO dentro de Microsoft Teams. Tus equipos piden la aplicación que necesitan, o arrastran su Excel, y Citizen la construye con SQL Server en tu Azure, con plan aprobado, roles e IT al mando.
Tus datos, en tu casa
Cada app y sus datos viven en SQL Server, en tu propia suscripción de Azure. El código, en un repositorio GitHub de tu empresa. Y el proveedor del modelo lo eliges tú.
IT decide, siempre
Roles por app, plan aprobado antes de ejecutar nada, reglas que nadie puede saltarse y PROD o borrado de recursos siempre en manos de una persona.
Coste a la vista
Consumo medido por tokens y coste trazable por app en tu Azure, en lugar de suscripciones a herramientas de IA repartidas por departamentos.
Shadow AI (IA en la sombra) es el uso de herramientas de inteligencia artificial por parte de los empleados de una empresa sin autorización, supervisión o conocimiento del departamento de IT o de la dirección. Es la evolución del concepto Shadow IT, aplicada a la inteligencia artificial.
Shadow IT es cualquier tecnología (aplicaciones, servicios en la nube, dispositivos) que se usa en la empresa sin el control de IT. Shadow AI es el mismo fenómeno aplicado a la inteligencia artificial: asistentes y herramientas de IA en los que los empleados introducen información de la empresa sin que nadie lo gestione.
Los principales son seis: fuga de información (datos confidenciales en una IA pública), incumplimiento del RGPD (datos personales sin las garantías contractuales y legales necesarias), seguridad (herramientas de IA con acceso no autorizado a sistemas internos), información incorrecta usada para decidir, pérdida de control sobre qué IA se usa y costes ocultos por contrataciones sin coordinar.
No necesariamente. Prohibir suele llevar el uso todavía más a la sombra, porque la necesidad sigue ahí. Lo que funciona es gobernar la IA y dar a los equipos una alternativa aprobada que les resuelva lo que buscaban fuera. Esa alternativa es Citizen: IA corporativa dentro de Microsoft Teams, con las reglas de la empresa.
Cuando los empleados introducen datos personales en herramientas de IA sin control, la empresa puede estar tratando esos datos sin las garantías que exige el RGPD. Además, según el uso concreto, el Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial (AI Act) puede imponer obligaciones a la empresa. Saber qué IA se usa y con qué datos es la base para poder cumplirlas.
Shadow AI · Citizen
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